作为一名企事业单位的宣传干部，不但要能驾驭消息、通讯等新闻报道的写作，而且应当熟练掌握应用文的写法，成为写作的“多面手”。人各有能，因艺授任。成为“多面手”，便能胜任更多的工作。
什么是应用文？应用文是指人们在日常工作、学习和生活中，为办理事务而使用的、具有一定惯用体式的文体，比如公告、通告、通知、请示、纪要、启事、简报、开幕词等。
笔者在单位办公室任职时，就写过不少应用文。以下几种应用文是在办公室工作中经常遇到的，学会它，会给工作带来许多方便。当需要写这些文书的时候，心中有底，就能应付裕如。
请示是一种下级机关向上级机关请求指示或批准的公文。请示的特点是具有请求性和期盼性，其目的是为了让上级单位做出明确的批复。故行文具有超前性，必须在办事前请示，而且是一文一事。比如，下级对一些新情况、新问题拿不定主题，掌握不好分寸，可以写请求指示型指示，让上级指明方向。又如，遇到资金短缺，或者人力物力不足，或赴外地参观学习，需要上级帮助解决，可写请求批准型请示。1.标题由发文机关、事由、文种组成。如《XX大学关于建设新校区立项的请示》，“XX大学”是发文机关，“关于建设新校区立项”是事由，“请示”是文种。
2.正文要写清楚请示缘由、事项和要求。请示中要重点陈述发文背景，写清楚原因、条件，把理由讲充分，态度鲜明，请求事项明确，用语要准确且得体。
3.结语可写“以上请示，请批复”、“以上意见妥否，请指示”、“以上意见如可行，请转有关单位执行”等字样。
4.最后，署上发文单位名称、日期。
5.请示的收文单位应该是直接的上级主管部门，不可越级请示。
纪要是一种记载、传达会议情况和议定事项的公文。它既可以上呈，又可以下达。它的特点是记实性强，要求忠实反映会议情况，传达会议的决议，具有资料价值。在写作中要对会议内容加以综合、概括、选择、强调，使之对工作有指导意义。纪要的特点是要点化，即以要点的形式列出会议的精神与议定事项，写作者需要有综合概括与分析水平，不可把会议记录往上抄。写作者必须掌握会议的所有资料，包括会议报告、简报及讨论情况。写作时要突出重点，文字简洁，段落分明，条理清楚，以第三人称的口气写，不以第一人称口气写。纪要的标题由会议名称加文种构成。如，“江苏省高校技术创新大会会议纪要”。正文部分由导言、主体和结尾3部分组成。导言部分要写出会议的基本情况，会议的名称、开会的目的、内容、时间、地点、规模、议题、会议成效等，让人对此次会议有一个总体上的清晰的了解。主体部分必须根据会议的中心议题展开，既写会议召开的情况，又写会议取得的成效，突出对讨论主题的评价以及对面临问题的分析。对会议的决定事项要加以明确，对会议提出的希望与要求要进行阐述。在纪要中，可以把发言人的主要观点列出，把重要的放在前面，详写；次要的放在后面，略写。纪要的结尾可以发出号召，提出希望。最后，可标明出席人、列席人名单及成文日期。
报告是用于向上级机关汇报工作和反映情况的公文。有时，为了答复上级机关的询问，也需要写一个报告。报告有工作报告、情况报告、答复报告、调查报告等。报告由标题、正文、落款3部分组成。标题要写明事由，即为什么事情而报告。如《武汉市夏季防汛工作总结报告》，其中，“武汉市夏季防汛工作”是事由。报告的正文要用事实说话，把发生的情况及前因后果写清楚，所列举的材料要典型，重点突出。报告中不要夹带请示的内容。因为请示必须在事先行文，而报告有的可以在事先行文（如实施方案报告），但更多的是在事后行文。报告可先介绍基本情况，然后总结主要经验，找到存在问题，列出今后措施，提出合理建议。报告的结尾常用“特此报告”“专此报告”等惯用语。在报告中如有建议事项，则结尾可用“以上报告如有不当，请指示”等用语。上级收到报告后，一般情况下可以不答复，而收到请示必须做出明确的答复。报告的最后要写上发文单位名称与日期。
通知是发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知的事项的公文。通知包括指示性通知、批转性通知、亊项性通知、会议通知、任免通知等。通知的特点是指导作用明显，有较强的时效性，明确指出在规定的时间内要做什么事。标题是由发文机关加事由、加文种构成。如《北京大学中文系2021年硕士研究生复试通知》，在这个标题中，“北京大学中文系”是发文机关，“2021年硕士研究生复试”是事由，“通知”是文种。有些通知很紧要，可以在标题上写上“重要通知”“紧急通知”。正文部分要写出事情缘由、事项。比如写指示性通知时，要从实际出发，摆情况，谈问题，提出具体要求。如写会议通知时，应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、报到时间及地点等，要求内容周密，表述准确。结尾部分可以自然结尾，也可以用“特此通知”收尾。最后写上发文单位、日期。
简报是单位交流情况和传递信息的一种公文，一般在单位内部使用。如果把它变成新闻稿，则成了消息。简报中用得最多的是工作简报、会议简报、学习简报等。有的定期出，如“每月学习简报”“每周科技简报”等。有的不定期出，如“工作简报”“销售情况简报”等。有的简报可以作为工作汇报，有的则是反映动态，还有的是介绍经验。简报一是要“简”，二是要“快”，要让阅读者尽快了解情况。写作中要简短明快，抓住重点，反映新情况、新经验、新动向、新趋势。运用的材料要具体而典型，说明情况与分析问题要观点明确。有的简报上有保密的内容，则要标明秘密等级和保密期限。简报一般是连续出版的，故要加上期号，如第几期（总第几期），并标明编发单位与印发日期。在简报的下方，写上发送范围及印刷份数。
（作者系人民日报资深记者、人民日报海外版原培训部主任）
